Dématérialisation (dont Chorus)

  • Publié le : mercredi, 27/07/2016 - 15:48

Les solutions logicielles d'INCOM ont parfaitement pris le virage de la dématérialisation afin de s'adapter à la réglementation Chorus. Les équipes d'INCOM ont donc profité de la mise en place de cette réglementation pour aller beaucoup plus loin dans la démarche de dématérialisation, en développant des services supplémentaires comme la signature électronique, la eFacture, l'envoi de SMS, etc.

La réglementation Chorus :

Facture dématérialisée 

  • Mise en place des factures dématérialisée à destination des administrations
  • Utilisation des informations de Nature et Catégorie juridiques
  • Respect de l'échéance de mise en place : janvier 2017
  • Deux fonctionnements possibles : 
    • PES TITRE : facture au format XML PES ASAP
    • ORMC : facture jointe en pdf

Afin de répondre à ces nombreuses exigences, INCOM a mis en place au début de l'année 2016 un groupe de travail qui a utilisé les développements Hélios par la DGFIP pour proposer des spécifications . Celles-ci sont en cours de développement par nos équipes et seront testées en situation réelle courant 2016 pour une mise en production en janvier 2017, conformément aux exigences du législateur. 

Les services supplémentaires proposés par INCOM

Le portail :

  • Adapté à toutes tailles de collectivité, avec mise en place progressive
  • Moyen privilégié de communication et d'échange avec les usagers
    • Disponible 24h/24
    • Consultation d'informations
    • Accès aux données
    • Panel complet de services
    • Réel plus pour vos usagers
  • Accès via Internet
  • Accessible via PC/Mac, tablettes et/ou smartphones
  • Simplification et suivi des demandes
  • Pour les élus : meilleure image de la collectivité
  • Intérêt pour les agents : travail de saisie fastidieux --> tâches de contrôle ciblées et avec plus-value

Le portail revêt un intérêt particulier pour les élus, car il permet d'améliorer l'image de la collectivité, pour les agents car il permet un traitement qualitatif des demandes en lien avec Anémone et un transfert automatique des données (plus de ressaisie nécessaire), mais surtout pour les usagers car il permet d'accéder à ses données, de réaliser des demandes en ligne, de payer ses factures en ligne et enfin d'obtenir des informations en temps réel (email/SMS) en cas de travaux ou problème. 

Le portail offre donc plusieurs services :

  • Visualisation de la consommation (données et graphiques) dont la télé-relève
  • Réalisation d'auto-relève ou relève de confiance
  • Factures : listing & téléchargement de duplicata, adhésion à la eFacture
  • Paiement :
    • Paiement automatique (TIPI ou banques)
    • Prélèvement automatique : mensualisation / à échéance
    • Transmission / Modification de coordonnées bancaires (SEPA)
  • Demande d'interventions
  • Demandes de déménagement / résiliation
  • Demande de nouvel abonnement
  • Demande de branchement neuf
  • Téléchargement de pièces jointes
  • Suivi de mes demandes

La eFacture :

  • Souscription en toute autonomie par un abonné
  • Prise en compte immédiate
  • Aucune intervention d'un agent
  • Réception d'un mail lorsqu'une nouvelle facture est disponible
  • Option : mise en place d'un prélèvement automatique
  • Rédaction de CG du service
  • Economies d'impression et d'affranchissement

La signature électronique :

La signature électronique est un outil récent qui a été mis en place dans l'objectif de dématérialiser totalement la chaine de traitement afin réduire à zéro les besoins en papier de la collectivité, tout en assurant une sécurité et une fiabilité de égales à celles offertes par le papier. 
Ce service fonctionne donc avec OTP (mot de passe à usage unique) et concerne plusieurs processus : nouvel abonnement et mandat SEPA. Le processus de signature automatique est entièrement automatisé et ne nécessite aucune intervention de la part d'un agent. 
La signature électronique offre plusieurs avantages : 

  • Une valeur juridique probante
  • Un fonctionnement complètement sécurisé
  • La conservation dans un coffre fort et en GED
  • Nécessite un tiers de confiance
  • Service proposé par INCOM
  • Coût nominal : 1€ / signature en ligne

L'envoi de SMS : 

L'envoi des SMS est un nouveau service proposé par INCOM car il permet d'informer les abonnés efficacement, que ce soit de manière individuelle ou collective. L'un des avantages des SMS est le taux de pénétration très élevé. Il nécessite un numéro de téléphone portable (--> portail) et peut être utilisé dans des situations très diverses, comme, pour exemples : informer d'une potentielle fuite, relancer pour une facture impayée, confirmer une prise de rendez-vous, informer pour des travaux, etc. 

Ce service est proposé par INCOM sous la forme d'un abonnement ou bien d'un pack de SMS, avec un coût dégressif. Pour plus d'informations, veuillez nous contacter via l'onglet de contact

La GED :

Les équipes d'INCOM ont développé une Gestion Electronique de Documents qui est une application web spécifique pour la gestion de documents. Cette application permet de gérer tous les documents bureautiques (Word; Excel, PDF, documents textes) mais également les documents médias (image, vidéo, etc.). Elle a été dimensionnée pour stocker plusieurs millions de documents, et permet donc un archivage sécurisé et un accès simple et rapide en cas de besoin. Elle est donc adaptée à tout type de collectivité. L'application dispose d'un moteur de recherche intégré qui permet de rechercher les documents par nom ou type et surtout par abonné concerné. 

L'approche INCOM quant à la GED est une approche "transverse" (et non en "silo"). Cela permet : 

  • de disposer d'un connecteur GED, qui permet d'interfacer la GED avec les divers modules INCOM
  • une utilisation pour d'autres besoins également

La GED d'INCOM dispose de nombreux avantages : 

  • Pas de bridage à une GED métier
  • Gère tous types de documents : courriers, factures, contrats, photos, etc.
  • Unicité des fichiers
  • Performance
  • Plan de classement

La GEC (Gestion Electronique des Courriers) possède également des extensions qui permettent un pré-traitement automatique des formulaires papier : 

  • Numérisation en masse
  • ICR
  • Vidéocodage
  • Extraction (export) des données
  • Interface de traitement dans Anémone

Ceci est notamment utile pour gérer les cartes T, les demandes d'abonnement et les autorisations de prélèvement. 

L'application nomade : 

INCOM a développé sa propre application nomade multi-fonctions : elle permet de gérer la relève, les interventions, les fiches d'intervention journalières et l'assainissement. Cette application offre des avantages pour la gestion clientèle (maitrise du suivi des interventions, absence de ressaisie et gain de temps) et pour l'exploitation (gain de temps et d'efficacité, disponibilité des infos techniques et gestion clientèle sur le terrain, meilleur suivi de l'activité et des pièces.

  • La relève :
    • Possibilité de relève manuelle et/ou radio
    • Multi-protocoles pour la radio et la relève / mobile (Itron, Diehl, Coronis, Sensus, Kamstrup, Maddalena, Homerider)
    • Multi-protocoles pour la télé-relève (Hydreka, SITR, Lora, SigFox, etc.)
  • Les interventions : 
    • Des interventions programmables à l'avance ou envoyées au fil de l'eau
    • Possibilité d'embarquer toute la base de données ou un secteur pour le déclenchement d'interventions à la volée
    • Déclenchement d'interventions pendant la relève régulière
    • Mise à jour automatique des donées de la gestion clientèle au moment du déchargement
    • Interventions sur les compteurs :
      • Dépose
      • Pose
      • Changement de compteur
      • Interventions sur les têtes (reprogrammation)
    • Mutations
    • Coupures et réductions
    • Fermetures et rétablissements
    • Enquêtes
  • Les Fiches d'Interventions Journalières (FIJ) :
    • Les FIJ peuvent être saisies directement sur l'outil nomade (TSP, tablette ou smartphone). Sont alors requises les informations suivantes : pièces, main d'oeuvre, véhicules. Les FIJ peuvent être mises en lien avec la gestion des stocks, les devis et travaux et le module de suivi des dossiers. 
  • L'assainissement :
    • L'application nomade permet également de réaliser des contrôles d'assainissement non collectif (ASSEO SpancGest) et collectif (ASSEO Cisa).