Echanges trésorerie

  • Publié le : mercredi, 27/07/2016 - 17:22

En tant qu’éditeur spécialisé, la société INCOM s’est engagée auprès de l’ensemble de ses Clients, à adapter sa solution à l’évolution de la législation ; engagement formalisé dans le contrat de maintenance. Cette problématique est donc partagée par plus de 250 collectivités utilisant la solution INCOM pour la facturation de plus de  3 000 000 d’abonnés. Il va donc sans dire que ce sujet est suivi comme il se doit par nos services…

Dans ce cadre, la société INCOM a été impliquée, en tant qu'éditeur de référence, dans les réunions DGFIP – FNCCR de préparation à la mise en œuvre du PES.

Le PES étant dédié à une prise en charge MonoFacture/MonoBudget, le format retenu pour les services d'eaux est donc le format « ORMC » défini par la DGFIP.

Au-delà de la mise en place du fichier, c’est la gestion des personnes physiques et morales (ajout de la nature et de la catégorie juridique conforme ORMC, SIRET) ainsi que les adresses qui ont été impactées (adresses à l’étranger notamment) pour établir des fichiers répondant complètement aux exigences des trésoreries.

En parallèle, les évolutions liées à la mise en place des prélèvements au format SEPA ont été réalisées. Le changement de structure du RIB est ainsi fait automatiquement, en rajoutant les codes IBAN et BIC, basé sur une table des banques.

Notre projet intègre donc bien l’évolution ORMC, et notamment la gestion des données suivantes :
•    La catégorie-nature de l’abonné, 
•    Le numéro de Siret, 
•    La référence unique de mandat (RUM). 
•    L’information FIRST pour le premier prélèvement de l’abonné et la mention RCUR pour les suivants.

Les moyens de paiement disponibles, compatibles avec la Trésorerie

Grâce à sa spécialisation dans le domaine de l’eau pour les services en gestion directe, INCOM a acquis une expérience précieuse dans les modes de communication et de prise en charge avec le Trésor Public.

Dans ce cadre, INCOM a mis en place le  télépaiement (TIPI ou télépaiement via portail de l'eau), le TIP, le prélèvement à échéance ou échelonné et la mensualisation chez ses clients dès 1996, puis Fluor Titre (conformité HELIOS) pour la reprise du solde dû sur la facture. Le modèle de facture de la solution INCOM intègre d’ailleurs les caractéristiques nécessaires aux moyens de paiement choisis ; par exemple, les références TIPI, l'échéancier de mensu ou l’édition d’un talon de facture avec un format TIP normalisé. Les fichiers RMH, FLUOR, SCT, etc font également partie de notre offre.

Aujourd’hui, INCOM dispose d’une équipe spécialisée dans ce domaine, dont l’une des missions est d’assurer la mise à jour constante des formats de fichiers en coordination avec la DGFIP et les centres de traitement informatiques traitant le TIP ainsi que les référents du programme HELIOS.

Les factures positives hors ORMC : 

Les factures positives hors ORMC posent régulièrement des problèmes aux collectivités qui les rencontrent. Un travail important est nécessaire pour traiter ces factures, tant pour la Collectivité que pour la Trésorerie. De fait, INCOM a développé des éléments de réponse afin de limiter cette charge :

  • Estimation avec création d’index estimés et mise en place du report sur seuil
  • Evolution du produit : le réajustement des acomptes

Le report de seuil repose sur un principe simple : il est actionné sur chaque abonnement (traitement au cas par cas) et nécessite d'effectuer les estimations avec la méthode "index estimé" et permet, lors du calcul de la facture sur conso réelle : 

  • Si l'index relevé est inférieur au précédent alors le logiciel ne facture que les parts fixes
  • Il faudra attendre que l'index réel dépasse l'index d'estimation pour recommencer à facturer de la consommation

Par ailleurs, INCOM étudie avec des Trésoreries une autre solution.

Le remboursement : 

Dans l'application Anémone, le remboursement s'effectue avec plusieurs types de fichier :

Le fichier RMH :

Le fichier RMH permet d'envoyer à la trésorerie les informations des abonnés qui ont des coordonnées bancaires pour effectuer un remboursement. Il concerne donc les abonnés prélevés à échéance, mensualisés et TIP (coordonnées bancaires renseignées via ORDOTIP). L'envoi du fichier RMH est accompagné d'un titre global. 

Le fichier RMH SEPA est un fichier "plat" qui contient : 

  • les comptes bancaires des usagers (présentés selon la norme SEPA)
  • leur identité
  • le montant à rembourser

Le contenu d'un fichier RHM SEPA se présente sous la forme suivante : 

014P03B   DIV46874          E0000000000000897                   BANQUE POSTALE BORDEAUX PSSTFRPPBORFR5220041010011803793N78966       FALCO ISABELLE
014P03B   DIV42956          E0000000000005632                   LA BANQUE POSTALE PARIS PSSTFRPPPARFR6520041000012613921Z89654       LACORNERIE PIERRE

La mention DIV (en rouge ci dessus) est utilisée pour les remboursements.

L'un des principaux avantages de ce fonctionnement est qu'en vérifiant le compte du tiers dans Hélios, le trésorier peut décider de ne pas rembourser une facture si le compte est débiteur. 
En revanche, ce fonctionnement présente également des limites, car le fichier RMH ne permet pas de produire des fichiers séparés sur les budgets eau & assainissement, ni de rembourser les factures d'avenant. 

Le fichier SCT :

Le fichier SCT est le fichier de remboursement au format SEPA (au format xml). Il est principalement utilisé par les régies d'encaissement et les organismes à comptabilité privée, et il a été mis en place chez certains clients "non régie" pour les remboursements de mensualisations.
Le fichier SCT est envoyé directement à la Banque de France (régies) ou à la DDFIP (non régies). Cependant, la Trésorerie ne peut pas intervenir sur la suppression ou la modification d'un remboursement. 
Ce fichier peut être produit selon deux méthodes : soit depuis la prise en charge (comptabilité publique), soit depuis la visionneuse (clients en comptabilité privée)