Gestion clientèle facturation

1. GESTION DES ABONNÉS

La solution INCOM permet de répertorier et de dresser l’état de tous les abonnés gérés par le service. Outre les informations indispensables à la gestion de l’abonnement, notre solution mentionne également les différents moyens de contact : adresse, téléphones professionnel, personnel,  portable, fax et adresse électronique. La solution INCOM permet également d’automatiser un grand nombre de tâches, grâce à ses modules « nomades », et à l’ « agence en ligne ».

L’information est ainsi délivrée aux usagers dans les meilleurs délais et sous la forme la plus pertinente.

Le travail des utilisateurs est lui simplifié, leur permettant de se concentrer sur l’analyse des données et sur la relation client.

2. GESTION DE LA RELATION COMMERCIALE

INCOM dispose d’une solution totalement orientée vers l’abonné. Le module de gestion des processus, fourni dans le projet, permet le suivi des évènements, et permet de modéliser vos propres procédures. Les évènements  seront donc gérés, en automatique dans le logiciel, selon votre propre organisation ; les informations seront donc diffusées aux bons acteurs et aux bons moments. Le respect des échéances est également automatiquement suivi ; vous pouvez également effectuer toutes les statistiques souhaitées.

Ce module, totalement intégré, est utilisé par de nombreuses collectivités, y compris dans leur démarche de certification. 

Les procédures à modéliser seront définies dans le cadre du projet (gestion de projet) ; un transfert de compétences est prévu, dans le cadre du projet, pour vous conférer une totale autonomie dans la création de nouvelles procédures ou l’évolution de procédures existantes.

3. ÉVENTUALITÉ DE LA GESTION FINANCIÈRE  DES ABONNÉS

La solution INCOM permet d’optimiser le processus Relève- Facturation-Recouvrement. De par son expertise (voir références), INCOM vous permet de mettre en place la meilleure organisation possible compte tenu de vos contextes et contraintes.
INCOM possède une expérience inégalée en matière de gestion du recouvrement.
L’externalisation de certaines tâches est tout à fait possible, pour du court terme ou du long terme, à l’instar de ce que font déjà nombre de nos Clients (relève, encaissements,…).
INCOM est l’un des rares éditeurs à disposer d’une réelle expertise dans ce domaine (voir références). Pour permettre une gestion interne du recouvrement, nous vous proposons le module Encaissement, qui permet de gérer tout type d’opérations liées à l’encaissement des factures d’eau ou de travaux  ainsi qu’au suivi des dossiers. 

Ce module offre une vision globale des encours de facturation, de paiement et des incidents pour un abonnement ou un usager. 

4. GESTION DE LA FACTURATION

Disposant d’une réelle expertise depuis de nombreuses années, la solution INCOM dispose d’un moteur de facturation, exploité par plusieurs centaines de collectivités, et permettant de mettre en place, au sein d’une même base, différents modes de gestion :

•    gestion des rôles (paramétrage et calcul, contrôle, gestion des anomalies, édition) : une des grandes forces du logiciel, capable de gérer des rôles globaux ou spécifiques (rôle d’assainissement par ex). Les possibilités de paramétrage permettent s’adapter à toutes les règles de gestion (comme l’attestent la diversité de nos références). Les contrôles et anomalies sont faits directement au moment du calcul, dans un souci d’optimisation.

•    production des factures : la solution INCOM est utilisée par plusieurs centaines de collectivités de toutes tailles (1000 abonnés à plus de 200 000 abonnés). La production peut se faire « au fil de l’eau », c'est-à-dire toute l’année secteur par secteur ; ou bien en production « de masse » (tout le monde en même temps). La production peut également se faire à l’unité, elle peut se faire à l’unité ou en masse pour des factures d’avenant.
Le logiciel peut également produire des factures de travaux, de branchement, de SPANC, et autres.

•    fichier ORMC et HELIOS : La société INCOM est totalement dédiée au monde des services d’eau et d’assainissement. A ce titre, la gestion des fichiers ou protocoles ORMC-ROLMRE, FLUOR,  font partie intégrante de notre offre.
C’est la raison pour laquelle INCOM se doit d’anticiper et d’accompagner les évolutions de la législation (LEMA, sru par ex) mais également les évolutions du trésor public.
Au-delà de la qualité de ces échanges, qui est totalement garantie par le contrat de maintenance, INCOM doit également accompagner ses clients face aux problématiques découlant des contraintes de la TP. Ainsi, la société INCOM met en place des solutions contextuelles pour répondre aux contraintes, par exemple :
        o    De non prise en charge automatisée des factures négatives (via fichier RMH par ex)
        o    De non prise en charge automatisée des factures positivo / négatives (possibilité de report d’un budget, lien compta, etc).
        o    Report de tva

•    Traitement annulations de facture et des avoirs : c’est le propre d’un logiciel métier que d’automatiser ces procédures.
Des réductions de factures sont gérées par les avenants de facture qui permettent de conserver la facture initiale et d’émettre une nouvelle facture tenant compte des corrections apportées.
En cas de correction de facture, la facture d’origine est annulée et une nouvelle facture est établie.
On peut ainsi visualiser les modifications réalisées.
La solution INCOM gère les avenants de facture et permet à tout moment d’établir un avenant sur des factures  sans limitation de temps car les historiques de tarifs sont conservés. En ouvrant des avenants, vous avez la possibilité de faire des rectifications de facture pour :
        o    annuler complètement une facture,
        o    annuler une facture et modifier le profil de l’abonné (réduction de consommation ou de montant) et recalculer une nouvelle facture,
        o    annuler une facture et modifier le profil de l’abonné (rajouter un tarif oublié) et recalculer une nouvelle facture
        o    annuler une facture et faire un changement de payeur, puis recalculer la facture,
        o    annuler une facture et corriger la relève de compteur,
        o    etc.

Les factures sont calculées à chaque correction ; à la fermeture du rôle, on reprend l’ensemble des factures calculées sur celui-ci. On peut comme les rôles normaux, effectuer des éditions de contrôle.

Les factures peuvent être positives ou négatives dans leur totalité ou dans chacune des lignes.

On peut émettre des avenants de facture non seulement sur des abonnés résiliés, mais aussi sur des factures d’années antérieures.