Gestion des devis & factures travaux

Déjà utilisé par de nombreux clients, le module Devis/facturation de travaux est totalement opérationnel et  vous permet d’établir des devis et des factures pour des prestations annexes, destinés à des abonnés ou à des personnes diverses : services internes, personnes hors communauté, etc. Ce module a entièrement été repris en version Web, tout en conservant les fonctionnalités déjà existantes dans la version initiale.

Ce module peut être utilisé soit de manière autonome, soit en lien étroit avec le module de Gestion Clientèle. La seconde approche permet d’encadrer l’établissement de devis dans le cadre d’un dossier normalisé, alors que la première approche vous donne toute facilité de création de devis ou factures ad ’hoc.

Ce module permet donc :

  • de créer un devis pour un ensemble de produits et de services relatifs à des travaux et interventions quelconques Un devis peut être associé selon la nature des travaux et leur localisation (adresse) à un marché. Les produits et les services ont un prix de base, auquel est appliqué un taux de révision du marché. Les formules / coefficients de révisions des prix sont saisies dans l’outil d’administration du système, mais doivent pouvoir être surchargés par l’utilisateur lors de l’établissement du document (ex : Devis 2012 fait sur la base du marché 2011). Les prix peuvent être sectorisés (ex : forfait déplacement différent selon le secteur géographique).Un devis peut être créé à partir d’un modèle de devis. Un devis peut regrouper un ensemble de devis.
  • De créer des factures selon le même principe que les devis, les factures devenant un élément comptable à leur validation.Une facture peut être créé automatiquement à partir d’un ou plusieurs devis existant ou d’un modèle de devis. Une facture peut être créée à partir d’une intervention (affectation des quantités utilisée lors de l’intervention).
  • De gérer des modèles de devis et factures (création, modification, suppression). Un modèle de devis est un devis qui est déclaré comme pouvant servir de modèle pour créer de nouveaux devis.
  • De gérer la mise en page des devis et factures pour l’impression ou édition électronique
  • De rechercher et consulter, imprimer (selon un modèle) un devis ou une facture déjà enregistré
  • De modifier / supprimer un devis ou une facture non officialisée,
  • De ré-ouvrir un devis ou une facture officialisée par un traitement spécifique
  • De gérer les factures rectificatives (annulation d’une facture officielle, rectification, avoir…)
  • De gérer les prises en charge des factures travaux et de pouvoir les inclure dans des rôles.  Dans un premier temps ces opérations seront gérées dans la solution INCOM.
  • De suivre le recouvrement des factures de travaux, géré par ailleurs par le module encaissement, et gérer les chaînes de relance et contentieux par rapport aux impayés. Dans un premier temps ces opérations seront gérées dans la solution INCOM.
  • De gérer les encaissements d’acomptes sur devis (possibilité de plusieurs acomptes sur un même devis)

Pour l’établissement du devis ou de la facture, Devis/facturation de travaux fait appel à un  bordereau de prix, paramétrable et actualisable à la demande. Le client peut choisir de réaliser ce paramétrage en autonomie totale ou bien demander assistance sur site pour ce type de prestation. A noter que les bordereaux de prix gèrent des prix forfaitaires et unitaires, ainsi que de nombreux champs libres.

Le bordereau de prix est établi :

  • Soit sur la base d’un marché, conditionné par la nature des travaux, le secteur d’intervention et le client destinataire du devis
  • Soit sur la base d’un bordereau dont les prix peuvent être fixé manuellement ou directement repris des prix Stock gérés dans l’applicatif Panthère

Les colonnes du devis  sont :

Référence : référence client du produit
Libellé : libellé client du produit
Qté : la quantité (obligatoire) peut être saisie directement ou par un spinner, sa valeur par défaut est de 1. La quantité peut être égale à 0, matérialisant une gratuité sur un service facturé.
Unité : l'unité de mesure du produit est un combo fermé de valeur sélectionnée l'unité par défaut du produit.
P.U. : modifiable prix unitaire de vente du produit, ce prix peut dépendre du marché et du secteur sélectionné (un prix de vente par défaut est fixé pour chaque produit  avec surcharge possible pour chaque couple marché/secteur ou application à ce niveau d’une formule de révision).). Le prix peut être aussi surchargé par l’agent, sans limitation (peut être égale à 0)
% Remise : pourcentage de remise accordé spécifiquement pour le produit, au format 00,00%, valeur 0 par défaut.
M. HT : HT Brut et remisé de la ligne, non éditable, calculé = Qté* P.U.* (1 - % Remise Ligne)
% TVA : taux de TVA du produit, combo fermé listant les taux existants au format 00.00%, le taux sélectionné par défaut est celui défini globalement au niveau du devis ou à défaut il  est hérité du produit
Commentaire : commentaire de la ligne, zone de texte éditable
Imputation comptable : par défaut l’imputation comptable au niveau du global est repris mais peut être surchargée au niveau de chaque ligne,
 
Il est possible de saisir des lignes « libre ». Les lignes libres sont positionnables dans des rubriques du devis et/ou de la facture de travaux.
 

 
La saisie des éléments constitutifs du devis ou de la facture se fait à travers un pavé de saisie rapide où l’agent constitue ses lignes à la volée, en incluant éventuellement des rubriques afin de me clarifier le document : ces rubriques sont bien sur reprises lors de l’édition.

La solution offre la possibilité d’éclater un devis en N Devis, pour le cas par exemple de devis individuels pour des lotissements, faits à partir d’un devis global. De la même manière, il est possible d’effectuer une facture globale correspondant à plusieurs devis : cette fonctionnalité est sujette à droits utilisateurs particuliers.

Les formats d’édition des devis ou factures sont réalisés sous Excel ou au travers notre outil intégré d’édition. Un devis peut être transformé directement en facture sans modification ou bien être adapté en fonction de la durée réelle de l’intervention et de la nature finale des travaux réalisés. Puis les factures sont historisées dans le compte Client. De plus, vous avez la possibilité de faire des rôles de travaux pour une prise en charge par la perception via un fichier ORMC.

Suite à l’édition d’une facture (statut édité), une facture rectificative peut être créée si besoin est. La facture rectificative est alors créée à partir du contenu de la facture initiale. L’utilisateur peut modifier à sa guise cette nouvelle facture jusqu’à la fermeture du rôle d’avenant associé (cf. gestion des rôles d’avenant).

Une fonction de parcours d’une facture d’origine vers sa facture rectificative et inversement est disponible. Elle permet ainsi de consulter très facilement la facture rectificative d’une facture initiale et inversement.

Il est également possible d’annuler une facture travaux : une annulation se traduit soit par la production d’un avoir.