Gestion des encaissements

De par sa présence depuis plus de 25 ans sur ce marché, INCOM permet à un grand nombre de collectivités de gérer les encaissements, par exemple, des structures telles que SEMEA, SEMERAP, RESE, ODISSY. Il nous semble important de préciser que la solution INCOM est utilisée par plusieurs distributeurs privés, SPL, SEM et régies d'encaissement…Cette caractéristique nous a également permis d’optimiser les fonctionnalités du processus recouvrement / relances.

La solution INCOM constitue un véritable système de comptabilité auxiliaire avec une gestion comptable des comptes clients et tiers, ainsi que le démontre les écrans présentés ci-après.

A titre d’exemple, un avoir client est géré en tant que « crédit » et non pas un débit négatif comme cela est souvent le cas dans les outils de facturations.

Ces caractéristiques garantissent ainsi la fiabilité des comptes et facilitent ainsi le travail du régisseur/comptable.

Le module « recouvrement » permet de gérer tout type d’opérations liées à l’encaissement des factures d’eau ou de travaux  ainsi qu’au suivi des dossiers. De ce fait, le module intègre un large panel de fonctionnalités parmi lesquelles :

·       saisie des encaissements manuelle ou groupée,
·       rapprochement manuel ou automatique avec les factures,
·       traitement des rejets et des annulations,
·       gestion des écarts de centimes (pertes/profits, autres),
·       gestion de montants minimum d’encaissement et de relances,
·       répartition des encaissement au prorata, par budget, par tarif ou par imputation,
·       établissement de bordereaux d’encaissement (avec montant maximal, par nombre de chèques), d’états par imputation et budget ou d’autres listes de contrôle,
·       recherche des factures impayées par croisement de différents critères (par facture, abonnement, groupe de facturation, irrégularités de paiement, etc.)
·       gestion et l’encadrement des relances,
·       établissement d’échéanciers de paiement,
·       suivi du contentieux
·       production et transmission du fichier des impayés au Trésor,
·       intégration des retours Fluor avec mise à jour du compte Abonnement,
·       etc.

Le module offre ainsi une vision globale des encours de facturation, de paiement et des incidents pour un abonnement ou un usager. Deux écrans distincts sont disponibles à cet effet :

·       le compte Abonnement : il permet de retracer tous les mouvements rattachés à un abonnement (factures, encaissements, rejets, etc.),
·       le compte Client : il offre la possibilité de consulter tous les mouvements rattachés à un usager, que celui-ci dispose d’un seul ou de plusieurs abonnements.