Règlementation Générale sur la protection des Données personnelles

  • Publié le : lundi, 25/06/2018 - 23:51

Madame, Monsieur, 

Spécialiste depuis 25 ans de la gestion de l’Eau et de l’assainissement, INCOM a pour vocation de développer des applications novatrices et pérennes, permettant d’accompagner les collectivités dans toutes leurs démarches, notamment en matière d’évolutions réglementaires.  
Ce nouveau règlement européen accorde à toute personne, de nouveaux droits relatifs au traitement de leurs données personnelles et implique des changements dans la manière dont nous collectons, sauvegardons et partageons les données personnelles. 
Dans ce cadre, nous avons mis en place depuis plusieurs mois un groupe de travail piloté par M. Pierre Lacornerie, DPO au sein de notre société. La RGPD conduit à la mise en place d’une démarche commune, appelée à s’enrichir dans les prochains mois.  
INCOM, sous-traitant au regard du cadre de la RGPD, a le devoir d’appliquer un certain nombre d’obligations que nous souhaitons vous communiquer dans son détail (voir pièce jointe de la CNIL “guide sous-traitant”).  
 
Cependant, ce sont les collectivités, en tant que responsable du traitement, qui sont chargées, en premier lieu, de l’application de cette règlementation. 

A ce titre, un ou des registres des “traitements” pour votre service des Eaux sont à établir pour être en accord avec les étapes communiquées par la CNIL (voir pièce jointe “Se préparer en 6 étapes”).   Pour vous aider dans cette démarche, nous avons constitué une première maquette de registre concernant le logiciel Anémone, que cette nouvelle règlementation conduit à compléter. Il y figure une liste des données à caractère personnel utilisée (cf. document « Registre règlement public v5 »).  
Si besoin, nous sommes à votre disposition pour vous aider à l’adapter à votre contexte. Nous pouvons vous accompagner par le biais d’un devis complémentaire d’assistance.
De son côté, INCOM a prévu des évolutions en standard, conformément à la règlementation RGPD : 

  • La purge de données (factures ...abonnements...personnes ...)
  • L’extraction des données personnelles sur demande d’un usager (en pièce jointe une maquette “situation_compte_personne.pdf”)
  • une impression partielle des coordonnées bancaires pour ne pas les lire intégralement sur les factures. 

Leur mise en œuvre est détaillée ci-dessous :

  • L’extraction des données personnelles sur demande d’un usager, le chiffrage des “coordonnées” figurent dans une mise à jour de la version 23.02 dont la livraison est prévue le 31/05/2018.
  • La purge d’une personne est prévue dans une mise à jour de la version 23.02 dont la livraison est prévue le 16/07/2018.

Au-delà de cette réglementation, nous vous proposons une option complémentaire de purge en ‘masse’ : Cette purge en “masse”, permet, de supprimer en plus des factures et des personnes, des relèves, des points d’installation, des adresses... Cette purge disposera de plusieurs paramètres, afin de fixer les durées de conservation souhaitées par le Service des Eaux.  
 
La livraison de cette option sera disponible au catalogue de prix sur cette fin d’année 2018. Nous pourrons vous accompagner et/ou réaliser ses opérations de mise en œuvre si votre service informatique ne dispose pas des expertises ORACLE et Anémone nécessaires via une prestation. En effet, ce type d’opération, permettant de supprimer des données de votre base Anémone, sollicite de manière importante le moteur ORACLE et nécessite une expertise d’administration de base de données. 
 
Enfin, en accord avec notre service administratif, nous vous informons que nous étudions l’insertion d’une nouvelle clause contractuelle permettant de répondre aux préconisations de la RGPD.  
 
Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire, et nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur,  nos salutations distinguées 
 
Philippe VERKINDT
Président